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2004-05-14 자료관리(Keeping Records)

자료관리를 잘하면 다음의 5 가지 이점이 있습니다.


개인 Income Tax Return 시즌이 지난 4월 30일로 마감되었습니다. 비지니스를 운영하는 사업자도 납부할 세액이 있는 경우에는4월 30일이 사실상의 소득세 신고 마감일이죠. 벌써 결과통보를 받거나 환급을 받으신 분도 많으리라고 생각합니다. 소득세 신고를 할 때마다 좀 더 자료를 잘 챙겨두었어야하는데….하고 후회하는 경우가 많죠. 개인도 그러하지만 비지니스를 운영하는 경우에는 자료관리의 필요성을 더욱 절실하게 느끼실 것입니다. 오늘은 세무보고 뿐아니라 사업체를 경영하는데 있어서 필요한 자료관리에 관하여 비지니스를 중심으로 말씀 드리고자 합니다.

- You must retain books and records of all income you received, all expenses and capital expenditures for 6 years
- Your records will keep you better informed about the financial position of your business

위에 인용한 글은 Guide for Canadian Small Businesses 에 나오는데 하나는 의무사항을 하나는 권장사항을 보여주고 있습니다. 오래전 학교다니던 시절을 되돌아보면 새학년이 될 때마다 선생님 말씀대로 이제부터는 노트정리만이라도 잘해서 모범학생이 되어야지 하는 결심을 하던 기억이 나실 것입니다. 사업체를 운영할 때도 마찬가지입니다. 어쩌다보면 자료관리가 제대로 되지 않아 본의아니게 손해를 보게되는 경우가 많이 있어서 이젠 정말 자료관리를 잘해야지 하는 결심을 거듭 하게 됩니다.

자료관리를 잘하면 다음의 5 가지 이점이 있습니다. 꼭 숙지하셔서 사업체를 더욱 발전시키는데 활용하시기 바랍니다.

첫째, 수입원을 파악하는데 도움이 됩니다. 여러 경로를 통해서 현금과 자산이 들어 오는데 어느 수입이 과세대상인지와 어느 수입이 사업 소득인지를 구분할 수 있게 됩니다. 또한 수익성이 높은 주고객이 누구인지 파악할 수 있게 됩니다.

둘째, 자료관리를 잘해야 세금을 절감할 수 있습니다. 수입으로부터 공제가 가능한 지출항목과 환급청구를 할 수 있는 세액을 빠뜨리지 않게 됩니다. Income Tax 나 GST/HST신고를 할 때 그러한 자료를 바쁘게 챙기다 보면 자칫 누락시킬 염려가 있기 때문이죠. 신고를 마친후에 빠뜨린 걸 이제 찾았다고 넣을 수 없겠냐고 하는 분들이 가끔 있더군요.

셋째, 소득세나 GST.HST 감사에 대한 대비에 도움이 됩니다. 어떤 면에서는 제일 중요한 부분입니다. 세무감사에 대한 최상의 대비책은 철저한 자료관리입니다. 감사시에 수입과 지출에 대한 자료가 불충분하다면 다른 방법으로 이를 입증해야하는데 시간과 비용이 많이 들게 되고, 보고 내용을 입증하지 못할 경우에는 이를 인정받지 못하여 불이익을 받게 됩니다.

넷째, 자료관리는 현재 사업의 재무상태를 파악하는데 도움을 줍니다. 손익 상태와 사업체의 가치를 측정할 수 있고 현재 진행되고 있는 비지니스 현황과 사업에 영향을 미치는 요소들을 분석하는데 도움이 됩니다. 사실상의 회계관리의 목적이 이에 있으며, 현재의 성과를 바탕으로 추세의 분석과 향후의 전망을 가능하게 합니다.

다섯째, 은행이나 채권자로부터 대출이 용이합니다. 은행에 사업대출을 신청하면 통상 최근 3년간의 재무제표를 요구합니다. 사업확장을 위해 필요한 자금을 조달하기 위해서는 수익성과 경영성과를 보여줘야하기 때문이죠.